Tervetuloa Lomatoiveet-järjestelmään

Helppo, nopea ja oikeudenmukainen lomanvaraus- ja hallintajärjestelmä yrityksellesi.

1. Miten järjestelmä toimii? (Perusperiaatteet)

Lomatoiveet-järjestelmän tarkoituksena on tehdä henkilöstön lomasuunnittelusta läpinäkyvää ja sujuvaa.

Pääsääntö: "Nopeus ratkaisee" (Ensimmäiseksi ilmoittautunut)
Lomaviikkojen varaus perustuu ilmoittautumisjärjestykseen. Ensimmäisenä rekisteröitynyt työntekijä voi valita haluamansa viikot, ja järjestelmä hyväksyy ne automaattisesti, mikäli kyseisen ammattiryhmän viikkokohtainen kiintiö ei ole täynnä.
  • Ilmoitusaika ja muokkaukset: Henkilökunta voi korjata tai muuttaa ilmoittamiaan lomatoiveita vapaasti määräajan umpeutumiseen saakka.
  • Pekkassaldo (TLYH): Tarkista oma käytettävissä oleva pekkassaldosi (työajanlyhennysvapaat) aina viimeisimmästä palkkalaskelmastasi ennen toiveiden lähettämistä.
  • Muutokset määräajan jälkeen: Ilmoitusajan päätyttyä ilmoittautuminen lukittuu. Vahvistettuja lomapäiviä voi tämän jälkeen muuttaa vain järjestelmänvalvoja (Admin) tai lomasuunnittelija.

2. Tärkeää tietoa järjestelmänvalvojille ja suunnittelijoille

  • Käyttöoikeudet: Pääkäyttäjällä (ADMIN) on täydet oikeudet järjestelmään. Hän voi lisätä uusia työntekijöitä tai myöntää lomasuunnittelijan käyttöoikeuksia.
  • Tietojen käsittely: Lomapyynnöt ja lopulliset hyväksytyt lomat säilytetään tietokannassa erillisissä taulukoissa tietoturvan ja historian hallinnan vuoksi.
  • Hyväksyttyjen lomien järjestäminen: Ylläpitäjä ja suunnittelijat voivat hallinnoida ja järjestellä henkilöstön ilmoittamia hyväksyttyjä lomia ilmoitusajan päätyttyä.
Huomio! Asetusten lukitus:
Asetuksia, kuten lomakauden kestoa ja viikoittaisia työntekijärajoituksia (henkilöstökiintiöitä), ei voi enää muuttaa sen jälkeen, kun työntekijät ovat alkaneet syöttää lomapyyntöjään järjestelmään.

3. Järjestelmän Rakenne ja Toiminnot

Yritystiedot & Asetukset

  • Yrityksen perustiedot
  • Järjestelmän vastaavan henkilön tiedot
  • Ammattiluettelo ja roolit
  • Käyttöoikeustasot: Ylläpito / Jäsen

Etusivu & Tilastot

  • Aktiivinen / Passiivinen henkilöstömäärä
  • Ammattien kokonaismäärä
  • Lomakaudelle ilmoittautuneet
  • Vahvistetut lomat
  • Viikkokohtaiset tilastot ammattiluokittain
  • Henkilöstön lomamuistiinpanot

Lomasuunnittelu

  • Lomakausi: Käytetään aina viikkonumeroita (esim. Vk 22–35).
  • Lomakausien rekisteri ja muistiinpanot.
  • Rajoitusluettelo: Lomakauden aikarajoitukset (lukitaan ilmoittautumisen alettua).
  • Viikkorajoitukset: Maksimi henkilömäärä / viikko / ammattiryhmä.

Henkilöstön Hallinta

  • Aakkosellinen haku (A–Z) tai ID-järjestys.
  • Työpaikka ID ja ammattinimike.
  • TLYH-rekisteröinti (Pekkas-lista lomakausittain).
  • Käyttäjän tila: Aktiivinen / Passiivinen.

4. Lomatoiveet ja Automaattinen Lomatäyttö

Lomasuunnittelija voi käsitellä lomaviikkoja ja tarkastella järjestelmän laskemia puutteita realiajassa.

Koodi / Käsite Määritelmä / Kuvaus
Yht / Maksimi limit Ammattinimikkeen mukaan määritettävä lomaviikkojen enimmäismäärä per henkilö.
Vah / Otettu viikko Työntekijän jo vahvistetut ja valitsemat lomaviikot.
Vap / Saatavilla viikko Jäljellä olevat vapaat lomaviikot kyseisellä kaudella.
Lomajakson laskenta Loman kokonaismäärä muodostuu kaavalla: 4 viikkoa peruslomaa + Pekkas-päivät (TLYH).
Automaattinen täyttö ja seuranta:
Syötä ensin TLYH-tiedot (Pekkas-lista). Järjestelmä näyttää automaattisesti reaalijakoisesti, kuinka monta työntekijää kultakin viikolta puuttuu ammattinimikkeen mukaan määritetystä miehityksestä.

5. Raportointi ja Vienti

Kun lomakausi päättyy tai ilmoitusaika umpeutuu, valmiit lomalistat voidaan viedä eri sidosryhmille:

  • Kirjanpito ja Palkanlaskenta: Viralliset ilmoitukset pidetyistä lomsista ja pekkas-päivistä.
  • Osastot ja Esimiehet: Vahvistetut työvuoro- ja lomasuunnitelmat.
  • Export-formaatit:Olemassa nyt Excel / CSV -taulukot sekä PDF-tulosteet. Muut formatilla mahdollista.

6. Järjestelmän UKK (Usein Kysytyt Kysymykset)

K: Miten henkilökunnan rekisteröinti ja salasana hoidetaan?

V: Ylläpitäjä syöttää työntekijän tiedot järjestelmään ja antaa väliaikaisen salasanan (tai järjestelmä luo sen automaattisesti). Työntekijä vaihtaa salasanansa itse ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä.

K: Missä formaatissa tulokset saadaan lomakauden lopussa?

V: Raportit saadaan Excel/CSV-muodossa palkanlaskentaa varten sekä selkeänä PDF-muotoisena lomalistana, joka voidaan tulostaa työpaikan ilmoitustaululle.

K: Mitä tietosuojalta ja yksityisyydeltä vaaditaan, jos järjestelmä toimii verkossa (SaaS)?

V: Verkkokäytössä järjestelmän tulee täyttää EU:n GDPR-tietosuoja-asetukset. Järjestelmässä on HTTPS-suojaus, roolipohjainen käyttöoikeuksien hallinta (RBAC) sekä virallinen Tietosuojaseloste, josta käy ilmi mitä tietoja kerätään ja miten niitä säilytetään.

7. Tietosuojaseloste (GDPR Summary)

Rekisterinpitäjä: Yrityksen nimi ja yhteystiedot
Käyttötarkoitus: Henkilöstön lomalaskenta, lomasuunnittelu ja työvuorojen järjestäminen.
Kerättävät tiedot: Nimi, Työpaikka ID, Ammattinimike, Käyttöoikeustaso, Lomatoiveet, Pekkas-saldo (TLYH).
Tietojen säilytys: Tietoja säilytetään vain lomasuunnittelun ja kirjanpitolain vaatiman ajan, jonka jälkeen ne arkistoidaan tai poistetaan turvallisesti.

Testaa järjestelmää (Demo)

Voit kokeilla järjestelmän toimintoja ilmaisessa demoympäristössämme eri käyttäjärooleilla:

Pääkäyttäjä / Admin:

TUNNUKSET (Testikäyttäjät & Ammatit):

  • Tunnus / Salasana – Ammatti
  • 11001 / 11001 – Linja-autonkuljettaja (irtisanoutui työstään ei saa kirjaudu sisään)
  • 11002 / 11002 – Mekaanikko (irtisanoutui työstään ei saa kirjaudu sisään)
  • 11003 / 11003 – Linja-autonkuljettaja
  • 11004 / 11004 – Mekaanikko
  • 11005 / 11005 – Linja-autonkuljettaja
  • 11006 / 11006 – Linja-autonkuljettaja (loma ei vielä)
  • akumarkus / akumarkus – Mekaanikko
Huomio: Demoympäristön tiedot nollataan automaattisesti joka ilta klo 24:00.
Jos tarvitset oman, erillisen testisovelluksen tai tietokannan, ota meihin yhteyttä!